!BarraLibreCamp, lecciones aprendidas I: sobre la auto-organización de los horarios

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Terminó la (esperemos que primera y no única) !BarraLibreCamp y aunque hay muchas cosas que contar, me voy a concentrar en la organización temporal del asunto.
La principal idea de un Barcamp es que los horarios se autoorganizan. Yo (no sé si todos) tenía la idea de que la gente llegaba, se apuntaba a una hora, y ahí quedaba el tema.
Como preveíamos que hubiera un cierto pico de apuntarse la gente al principio de la mañana, elegimos Google Spreadsheet para ponerlo; un programilla en Perl que generaba los diferentes slots horarios, copia y pega, y una columna por cada uno de los ámbitos en los que se va a desarrollar la Barcamp.
Y lo cierto es que funcionó bien: puede editar cualquiera que tenga el enlace (por lo que conviene que sólo lo sepan los asistentes, para que no entre nadie de fuera para fastidiar); no sólo puedes trabajar sobre diferentes celdas, sino que también tiene un chat habilitado donde, si notas que alguien está modificando una celda, puedes resolver el conflicto o preguntar o algo.
El problema es que el horario se modifica continuamente, sobre la marcha. Una charla se extiende más de la cuenta, o resulta muy interesante, y la de más adelante se retrasa. Si está todo el mundo en la misma sala, se puede comunicar a quien venga después si le importa recolocar la charla. Si no le importa, no hay problema. Si le importa, bueno, tienes que cortar. El problema es también mantenerse informado de todos los cambios. Uno llega a ver una charla sobre recetas de lentejas libres, y se encuentra con otra sobre un wiki para construir muebles del Ikea.
Google Docs no ayuda en eso: no hay un RSS con los cambios (como suele haber en los wikis). Se puede solucionar con alguna herramienta de scraping, pero hay que hacerla. Lo dejamos como trabajo pendiente para la siguiente.
El siguiente problema es la sincronización. Inicialmente habíamos pensado en charlas de 20 minutos, talleres de media hora. Al final pusimos slots de 20 minutos para todo el mundo, pero no es suficiente, y en muchos casos la gente se pasó de la hora. Quizás 30 minutos de slot sea más razonable: entre charla y debate (que es lo interesante), es más fácil ajustarlo. Sigue sin gustarme lo de que las salas sean asíncronas, porque es más difícil cambiar, pero con menos slots tendrá que haber más espacios.
Finalmente, está claro que algunos se van a quedar sin dar su charla. Con un poco de flexibilidad se puede dar en petit comité, pero siempre es conveniente tener algún espacio que actúe como registro de overflow para que en caso necesario se use. Es decir, si has reservado n salas para charals, ten prevista n+1 que no se use salvo en caso necesario.
En resumen, yo creo que el formato es muy interesante, y da posibilidad que participe gente que de otra forma no se acercaría. Pero con experiencia y herramientas informáticas, puede salir todo mucho mejor.