/ 10 de septiembre de 2021

¿Qué es tasks.org?

tasks.org, (a partir de ahora Tasks) es un gestor de tareas libre disponible para Android en la Play Store y en F-Droid. Su desarrollador tiene planeado lanzar un cliente web y de escritorio y su código está disponible públicamente en GitHub.

Anatomía de una tarea

Como es común en todos los gestores de tareas, las tareas de Tasks contienen un título y una fecha límite en la cual la tarea debe estar acabada. Ésta es la configuración más básica que podemos usar y, realmente, nos basta para llevar las tareas de forma sencilla. Sin embargo, Tasks nos ofrece varios campos con los que personalizar nuestras tareas:

Fecha de inicio:

Muchas veces tenemos tareas planificadas para el futuro que no queremos tener en cuenta hasta que llegue el momento de ocuparnos de ellas. Por ejemplo, nos es mucho más cómodo no tener que ver que dentro de tres días tenemos que preguntar unos plazos en secretaría si no nos podemos ocupar de ellos ahora. Si seleccionamos una fecha y hora de inicio podemos eliminar ruido del gestor de tareas y hacer que se nos muestre cuando podamos empezar a plantear cómo ocuparnos de ella (por ejemplo, la mañana del día en el que tenemos que ir a preguntar).

Repetición de tareas

Tasks también permite repetir tareas en diferentes intervalos de tiempo predefinidos (cada día, semana, mes, y año) y personalizados por los usuarios. Podemos indicarle que repita cada x minutos, horas, días, semanas, meses y años, los dias de la semana que queramos y para siempre, hasta la fecha que le indiquemos o hasta un número de repeticiones.

También podemos repetir las tareas a partir de la fecha límite o de la fecha en la que completamos la tarea. Por ejemplo, si quiero que no pase más de una semana entre dos afeitados, puedo crear una tarea para afeitarme dentro de una semana e indicarle a Tasks que quiero que se repita semanalmente después de la fecha de completado. Si me afeito dentro de dos días, marco la tarea como lista y se reprogramará para siete días después de ese afeitado.

Jerarquía de prioridad:

Hay tareas que son más urgentes que otras, que nos interesa acabar antes o que simplemente queremos asignarles mayor prioridad por las razones que podamos tener. Para gestionar esto, Tasks nos ofrece cuatro niveles de prioridad en orden ascendente: gris, azul, amarillo y rojo. Una característica genial de Tasks es que no especifica qué simboliza cada uno de estos niveles de prioridad, de hecho sus nombres en la aplicación son o, !, !! y !!! respectivamente, de forma que podemos darle el significado que nosotros queramos.

Como ejemplo, éstos son los valores que le doy yo a las prioridades:

  • Gris (o): No tiene fecha límite, puede completarse cuando mejor me venga. Suelen ser tareas largas de administración que no necesarias para el funcionamiento del resto de sistemas.
  • Azul (!): Tiene fecha límite, pero no tiene fecha de inicio. Debo organizarme para ir completando las diferentes partes que la componen poco a poco antes del límite.
  • Amarillo (!!): Tiene fecha límite y de inicio. Suelen ser tareas que debo completar en un día específico como hacer la contabilidad o las tareas de limpieza de la casa.
  • Rojo (!!!): La fecha de inicio es igual a la fecha límite. Son tareas que debo acabar lo antes posible. Por ejemplo, firmar un contrato.

Pero también tengo una lista de videojuegos que estoy jugando o quiero jugar, así que en ese caso los colores toman un nuevo significado: gris para los pendientes, azul para los que puedo echarle un ratillo de tranquileo, amarillo para los azules pero con misiones que completar y rojo para los que estoy jugando con historia finalizable.

Como podéis ver, Tasks se adapta perfectamente a su sistema de prioridades y hace muy cómoda la administración de las tareas a gusto del usuario.

Ubicación

Si tenemos una tarea que debemos completarla en un sitio (por ejemplo ir al banco a renovar papeleo), podemos indicarle a Tasks la ubicación en la que debemos completar la tarea. Si lo hacemos, Tasks nos la almacenará en el menú de la derecha para futuras referencias, de forma que podemos consultar todas las tareas que debemos completar en un sitio específico.

Adición a calendarios

Tasks se sincroniza con el calendario por defecto de Android y con Google Calendar para permitirnos añadir tareas a cualqueira de los calendarios que tengamos sincronizados, de forma que podemos ver en el calendario tareas creadas con Tasks que tienen una fecha de inicio y de fin muy concretas (o que tienen una fecha de inicio en la que debemos estar presentes pero su fin es desconocido).

Descripción y archivos adjuntos

Hay veces que un título no es suficiente, por lo que Tasks nos permite añadir una descripción a la tarea. Por ejemplo, la tarea «Poner la lavadora» puede incluir una descripción con el tipo de ropa que tenemos que echar a lavar. También es posible que necesitemos unos archivos específicos para la tarea. Tasks nos permite sacar fotos, grabar notas de voz, escoger fotos de la galería o ficheros de cualquier tipo (como PDF) que tengamos en el teléfono, de forma que podamos acceder fácilmente a ellos cuando tengamos que completar la tarea.

Notificaciones

Por defecto, Tasks nos notificará cuando la hora límite para la tarea haya llegado. Si la tarea tiene fecha pero no hora, nos notificará en una hora por defecto que podemos modificar en la configuración global. También podemos indicarle que nos notifique cuando la tarea esté atrasada, a una fecha y hora concretas o de forma aleatoria en intervalo de tiempo concretos, como una vez por hora, al día, a la semana o al mes.

Subtareas

Hay tareas que naturalmente dependen de otras tareas más pequeñas. Por ejemplo, la tarea de este proyecto está compuesta por subtareas como escribir este texto, preparar la presentación, la publicación de la web sobre la charla y crear un cartel. Las subtareas pueden tener diferentes prioridades y pueden tener también subtareas.

Un apunte: Es posible que tengamos tareas rutinarias con fecha de inicio compuestas por subtareas. La primera vez que las completemos nos daremos cuenta de que la tarea raíz se ha escondido hasta que llegue la siguiente fecha de inicio pero sus subtareass nos siguen apareciendo en la lista de tareas y no podemos eliminarlas. Para solucionar esto y esconder las subtareas hasta que la tarea raíz llegue a su fehca de inicio debemos crear un filtro que incorpore la norma NO Es subtarea.
Veremos los filtros con detalle más adelante.

Listas y etiquetas

Tasks nos ofrece dos herramientas para organizar nuestras tareas de forma general: Las listas y las etiquetas. Las listas nos permiten agrupar tareas en diferentes categorías separadas del resto, de forma que cada tarea pertenece a una única lista y todas las tareas sin categorizar van a la lista por defecto. Las etiquetas nos permiten indicar características similares que puedan tener elementos de distintas listas, como «ayuda requerida» o «delegada», de forma que podemos usarlas para indicar el progreso de la tarea o características que tengan más que ver con su naturaleza que con su categoría.

Filtros

El punto más fuerte de Tasks es su capacidad de crear filtros con los que agrupar tareas de diferentes listas que cumplan criterios muy específicos. La aplicación nos ofrece una buena selección de filtros predefinidos que podemos añadir, pero también podemos crear uno que cumpla nuestras necesidades. Por ejemplo, pongamos que queremos tener una lista en la que únicamente se muestren las tareas de las que debemos ocuparnos una vez han empezado. Para ello, vamos a crear un filtro que se llame «Accionables».

En el cajón de la izquierda le damos a «Añadir filtro» en el cajón, seleccionamos que sea personalizado y elegimos el color e icono que más nos gusten. Ahora nos toca definir los criterios que van a confirmar el filtro. Pulsando en el botón de +, añadimos el primero de todos, «Es una subtarea». Se nos añadirá con un símbolo + en la lista de criterios, pero como dijimos en las subtareas, queremos que el filtro no cotenga subtareas. Pulsamos sobre el criterio y le indicamos que sea NO. Ahora añadimos un filtro para eliminar una lista que no estamos usando como lista de tareas, que es la de «Videojuegos». Pulsamos de nuevo en el + y añadimos el criterio «En la lista… Videojuegos» y lo marcamos como NO. Por último, le indicamos que queremos que sean tareas con fecha de inicio, de forma que añadimos el filtro «Comienza… Hoy» y lo dejamos como está (Y). Ahora podemos leer el filtro de la siguiente forma:

(Mis tareas) NO (Es una subtarea) NO (En la lista: Videojuegos) Y (Comienza: Hoy)

Guardamos el filtro y ya tenemos una lista de tareas accionables cuya fecha de inicio sea igual o anterior a la de hoy.

Yo personalmente tengo un filtro igual pero sin el requisito «Comienza: Hoy», de forma que puedo ver todas las tareas que no han empezado. Para esconderlas me voy al menú de arriba a la derecha y desmarco «Mostrar sin comenzar», pero solamente en el widget

Widgets

Jerarquía de prioridad:

Hay tareas que son más urgentes que otras, que nos interesa acabar antes o que simplemente queremos asignarles mayor prioridad por las razones que podamos tener. Para gestionar esto, Tasks nos ofrece cuatro niveles de prioridad en orden ascendente: gris, azul, amarillo y rojo. Una característica genial de Tasks es que no especifica qué simboliza cada uno de estos niveles de prioridad, de hecho sus nombres en la aplicación son o, !, !! y !!! respectivamente, de forma que podemos darle el significado que nosotros quera

Para poder ver las tareas con más facilidad podemos crear widgets en el lanzador de aplicaciones que nos muestren la lista o filtro que queramos. Una utilidad muy interesante que tienen es que podemos desmarcar «Mostrar sin comenzar» en el widget pero dejarlo marcado en la aplicación, de forma que en el menú solamente vemos las tareas que han comenzado pero en entrando en Tasks podemos gestionar tareas futuras sin problema.

Sincronización

Por último, y no menos importante, podemos sincronizar nuestras tareas entre diferentes dispositivos mediante CalDaV u otros servicios. Desde el menú de configuración, seleccionamos la opción de «Registrado» y a partir de ahí elegimos el servicio con el que queremos sincronizar. Consulta la documentación para encontrar el servicio que mejor se adapta a tus necesidades.

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